Archivio di Stato di Prato

I cancellieri delle comunità avevano ereditato le funzioni dei notai comunali riguardo alla redazione degli atti e dei contratti del Comune e alla corrispondenza con gli uffici centrali o locali, finendo per essere i depositari anche degli atti non più di uso corrente dei giusdicenti.

Si deve in particolare ai cancellieri comunitativi la redazione dei cosiddetti diurni, cioè dei registri in cui si riportavano provvisioni, decreti, riforme, ecc. emanati giorno per giorno, trascritti e autenticati in fine, appunto, dal notaio-cancelliere. Questi registri contengono inoltre bandi, istruzioni ad ambasciatori, lettere, elezioni di ufficiali, pagamenti e in genere tutti gli atti che riguardano la direzione politica, amministrativa e militare del Comune.

Tale direzione a Prato era in realtà sovraordinata, fin dal 1351, da Firenze: il governo della dominante interviene difatti in tutti gli ambiti della vita politico-amministrativa, non ultima la nomina delle cariche locali, laiche ed ecclesiastiche.

Nella seconda metà del ’500 poi, in linea con la politica accentratrice perseguita da Cosimo I de Medici, le cancellerie comunitative finirono per trasformarsi in uffici periferici dello stato fiorentino. Questo comportò, da un lato, un maggiore controllo amministrativo e fiscale sull'operato delle comunità; dall'altro, un sistema più moderno di conservazione della documentazione prodotta nel territorio di competenza. A questo scopo vennero nel tempo emanate precise istruzioni per i cancellieri: quelle diffuse nel 1575, ad esempio, ne regolano i compiti amministrativi e il modo di conservare la documentazione. Così, ad esempio, si prescrive l'obbligo «di far inventario di tutti e libri e scritture publice … et debba dette scritture tener in armarii, o stanze sotto la quantità di esse et qualità de luoghi serrate con buone chiavi».

Ascolta la descrizione dello "stanzino della Cancelleria" di Prato nel 1583 (ASPo, Comune di Prato, 3593)

La consapevolezza della rilevanza della conservazione della corrispondenza si manifesta ad esempio nella presenza di grandi filze di lettere ricevute e di copialettere per le missive inviate, a testimonianza del valore documentario e di memoria.