Informativa sul trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito GDPR)
La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che intendono accedere alla Sala Studio di questo Istituto e usufruire dei relativi servizi di consultazione del materiale documentario e bibliografico.
1) Titolare del trattamento
Titolare del trattamento dei dati personali è il Ministero della Cultura (MiC), che ha designato:
→ il Direttore generale degli Archivi (dg-a@cultura.gov.it, mbac-dg-a@mailcert.beniculturali.it) soggetto mediante il quale il MiC esercita le funzioni di titolare del trattamento dei dati personali (D.M. 14/03/2019 n. 147);
→ il dott. Antonio Francesco Artuso (rpd@cultura.gov.it / rpd@mailcert.beniculturali.it; tel. 06.67232494; via del Collegio Romano 27, 00186 – Roma) Responsabile della protezione dei dati personali.
2) Base giuridica del trattamento
- Regolamento Europeo 2016/679
- Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica (Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019)
- D. Lgs. 101/2018 e ss.mm.ii. (Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679)
- D. Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. (Codice in materia di protezione dei dati personali)
- D. Lgs. 42/2004 e ss.mm.ii. (Codice dei beni culturali e del paesaggio)
- Regio Decreto 2 ottobre 1911 n. 1163 (Regolamento per gli Archivi di Stato)
3) Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali è finalizzato a:
- garantire la sicurezza del patrimonio archivistico e bibliografico dell’Archivio di Stato di Prato;
- garantire la sicurezza degli utenti (ad es. in caso di evacuazione dell’edificio per un’emergenza);
- mantenere memoria dell’impegno sottoscritto dall’utente a rispettare le Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica;
- conoscere le tipologie di utenza e i relativi interessi di ricerca, al fine di ottimizzare i servizi dell’Istituto.
4) Comunicazione e diffusione dei dati
Nessun dato raccolto per le finalità di cui al punto 3) della presente informativa viene comunicato o diffuso all’esterno o a terzi, fatta salva la comunicazione dei dati personali a tutti i soggetti ai quali la facoltà di accesso è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi (per es. Autorità di Pubblica Sicurezza, Autorità Giudiziaria).
5) Obbligatorietà della comunicazione dei dati
La comunicazione dei dati personali è obbligatoria per il conseguimento delle finalità di cui al punto 3) della presente informativa, pertanto il rifiuto alla loro comunicazione comporta l’impossibilità di iscrizione alla Sala Studio dell’Istituto e di accesso ai relativi servizi.
6) Modalità di trattamento
Il trattamento riguarda dati personali comuni identificativi. Il trattamento dei dati personali avviene sia attraverso strumenti informatici che supporti cartacei ed è curato solo da personale autorizzato al trattamento nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza. I dati saranno altresì gestiti e protetti in ambienti il cui accesso è sotto costante controllo. In particolare, saranno adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, in modo che sia garantito il livello idoneo di protezione dei dati previsto dalla legge.
7) Periodo di conservazione dei dati
I dati personali verranno conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità di cui al punto 3) della presente informativa e, in ogni modo, per il tempo in cui si renda necessaria la conservazione per finalità di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, previa applicazione delle garanzie previste dall’art. 89 del GDPR.
8) Diritti degli interessati
Ai sensi degli artt. 15-22 e 77 del GDPR, l’interessato ha diritto di ottenere l’accesso ai dati personali che lo riguardano, la rettifica o l’integrazione degli stessi e la loro cancellazione (al verificarsi di una delle condizioni di cui all’art. 17, par. 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste al par. 3 del medesimo articolo); l’interessato ha altresì diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano al ricorrere di una delle ipotesi indicate dall’art. 18 del GDPR, di opporsi a tale trattamento e di proporre un reclamo all’autorità di controllo. I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta al Titolare, ai recapiti riportati nella presente informativa.
