Come prevede la legge (Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41), gli Archivi di Stato esercitano la funzione di vigilanza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici della Pubblica amministrazione. Tale vigilanza è esercitata attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste per ogni ufficio dell’amministrazione statale in sede periferica. Esse sono composte da membri nominati dall’ufficio interessato, da un rappresentate dell’Archivio di Stato competente e da uno del Ministero dell’Interno. La composizione della Commissione dovrebbe riflettere i diversi interessi e punti di vista nei riguardi dei documenti: il rappresentante dell’Archivio di Stato ha il compito di manifestare le esigenze della loro conservazione come fonti per la ricerca storica.
La competenza territoriale si identifica con quella dell’ufficio sorvegliato, che ordinariamente è quella provinciale. Per la provincia di Prato sono attive 12 Commissioni di Sorveglianza, che si riuniscono periodicamente e predispongono, ove necessario, le proposte di scarto (che devono poi essere approvate dalla Direzione Generale per gli Archivi) e gli eventuali versamenti all’Archivio di stato di Prato per gli affari esauriti da oltre 30 anni.
Su delega del Soprintendente Archivistico per la Toscana, i funzionari degli Archivi di Stato possono esercitare la vigilanza anche su altri Archivi, privati o pubblici della provincia di pertinenza.
