La consultabilità dei documenti d’archivio è regolata dagli artt. 122-127 del decreto legislativo 42/2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”.
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione de:
- i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero della Cultura, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali così detti sensibilissimi (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati giudiziari (cioè “dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
Il Ministero dell’interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini sopra indicati. La richiesta di autorizzazione deve essere presentata all’Archivio dove si intende effettuare la ricerca; il direttore dell’Istituto provvede ad inoltrarla, con il proprio parere, all’Ispettorato per i servizi archivistici del Ministero dell’interno, che decide sentita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’interno (art. 123 del Codice dei beni culturali).
Il trattamento dei dati personali da parte di archivisti e storici è legittimo solo se si osserva il Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (allegato al Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali).
[ fonte: http://www.archivi.beniculturali.it/index.php/abc-degli-archivi/consultabilita]
La Direzione può escludere temporaneamente dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti, il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.
