Archivio di Stato di Prato

Ricerche per corrispondenza

L’Archivio di Stato di Prato offre un servizio di ricerche documentarie per corrispondenza, rivolto a chi non può effettuare direttamente la consultazione dei documenti presso la sala di studio.
Il servizio consente di richiedere al personale archivistico verifiche e ricerche su documenti e informazioni conservati nei fondi dell’Istituto, nel rispetto delle condizioni previste dal Regolamento.

Orientamento archivistico gratuito

Il personale fornisce gratuitamente informazioni sui fondi archivistici, sulle serie documentarie e sugli strumenti di ricerca disponibili, indicando i percorsi più adatti per condurre una ricerca in autonomia.

Ricerca documentaria soggetta a rimborso spese

La ricerca per corrispondenza è un servizio aggiuntivo soggetto a rimborso spese. Prevede l’individuazione della documentazione, la consultazione delle unità archivistiche pertinenti e la predisposizione di una risposta circostanziata.
La richiesta può essere accolta quando:

• l’oggetto della ricerca è definito e circostanziato;
• il fondo dispone di strumenti di ricerca che consentano di delimitare ragionevolmente l’indagine;
• la documentazione è liberamente consultabile secondo la normativa vigente.

Non sono ammesse richieste generiche o eccessivamente ampie, né ricerche su fondi privi di strumenti di corredo. In questi casi, l’Archivio offre, ove possibile, un orientamento gratuito.
L'elenco dei fondi e degli strumenti disponibili è consultabile sul nostro sito, alla pagina Complessi archivistici e soggetti produttori.

Costi del servizio

Il rimborso spese è pari a 50,00 euro per ogni ora di ricerca. Le frazioni di ora sono conteggiate in intervalli di 30 minuti, per un importo minimo di 25,00 euro.
Il pagamento deve essere effettuato anticipatamente tramite PagoPA, dopo aver ricevuto il preventivo dall’Archivio, secondo le istruzioni che saranno fornite.
L’importo versato non è rimborsabile in caso di esito negativo della ricerca.
Sono previste esenzioni per:

• uffici e istituti del Ministero della Cultura;
• amministrazioni statali, per ricerche svolte nell’ambito delle proprie finalità istituzionali;
• attività espressamente previste da convenzioni relative a progetti di documentato interesse istituzionale;
• persone con disabilità certificata che siano impossibilitate ad accedere personalmente alla sala di studio, secondo le modalità previste dal regolamento.

Per le amministrazioni pubbliche non statali, il direttore può inoltre concedere esenzioni totali o parziali in presenza di condizioni di reciprocità.

Come presentare la richiesta

La richiesta deve essere inviata esclusivamente via e-mail all’indirizzo as-po@cultura.gov.it, allegando la scansione di un documento di identità in corso di validità.
Per consentire una valutazione corretta della fattibilità, è necessario descrivere con precisione l’oggetto della ricerca e fornire tutti gli elementi disponibili, ad esempio:

• nomi e cognomi;
• date e riferimenti cronologici;
• luoghi e riferimenti territoriali;
• dati catastali;
• estremi di procedimenti amministrativi;
• uffici produttori e tipologie documentarie;
• eventi e circostanze utili a circoscrivere la ricerca.

Tempi di risposta

L’Archivio valuta la fattibilità della richiesta entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento.
Se la richiesta è accolta, l’utente riceve un avviso con il numero di protocollo, la stima delle ore di ricerca, il costo previsto, le informazioni sullo stato degli strumenti di ricerca e le istruzioni per il pagamento.
La ricerca viene evasa entro 30 giorni lavorativi dal ricevimento della ricevuta di pagamento.

Esito della ricerca e riproduzione dei documenti

L’esito della ricerca dipende anche dalla completezza della documentazione conservata e dallo stato degli inventari e degli altri strumenti di ricerca disponibili.
In caso di esito negativo, l’Archivio comunica l’avvenuto svolgimento delle verifiche e il mancato reperimento dei documenti sulla base degli elementi forniti e delle unità archivistiche esaminate. Tale esito non attesta l’inesistenza assoluta della documentazione richiesta.
L’eventuale riproduzione dei documenti individuati è soggetta al tariffario vigente e comporta costi aggiuntivi rispetto a quelli della ricerca. Le riproduzioni sono trasmesse esclusivamente in formato digitale.

Contatti

Archivio di Stato di Prato
Palazzo Datini – Via Ser Lapo Mazzei 41, 59100 Prato
E-mail: as-po@cultura.gov.it
PEC: as-po@pec.cultura.gov.it
Telefono: +39 0574 26064

Documentazione di riferimento: Regolamento del servizio di ricerche per corrispondenza, adottato con determina del Direttore n. 41 del 29 ottobre 2026.
[Consulta il regolamento completo in formato PDF]